Demandes entrantes, organisation des visites, relances, dossiers locatifs… Une agence immobilière réalise chaque jour de nombreuses tâches nécessaires, mais répétitives.
L’objectif de l’automatisation n’est pas de remplacer les agents ou leur logiciel immobilier. Il s’agit plutôt de mieux connecter les outils déjà utilisés pour réduire les saisies, les oublis et les échanges inutiles.
Sommaire
- Centraliser les demandes entrantes
- Automatiser la prise de rendez-vous pour les visites
- Relancer les prospects après une visite
- Classer et vérifier les dossiers locatifs
- Préparer les comptes rendus propriétaires
- Préremplir les documents
- Mieux suivre les demandes des locataires
1. Centraliser les demandes entrantes
Les demandes peuvent arriver depuis le site de l’agence, les portails immobiliers, les emails, les réseaux sociaux ou le téléphone.
Même lorsqu’un logiciel immobilier centralise déjà une partie de ces contacts, certaines actions restent souvent manuelles.
Une automatisation peut :
- identifier le bien concerné ;
- enregistrer le prospect ;
- conserver la source de la demande ;
- attribuer le contact au bon agent ;
- envoyer une confirmation ;
- créer une tâche de rappel ;
- alerter l’équipe si la demande reste sans réponse.
L’agent reçoit directement une fiche exploitable avec le nom du prospect, le bien demandé, ses coordonnées et l’action à réaliser.
L’objectif n’est pas de remplacer un logiciel comme Hektor ou un autre CRM immobilier, mais de traiter ce qui reste dispersé entre les emails, l’agenda, le Drive et les autres outils de l’agence.
2. Automatiser la prise de rendez-vous pour les visites
Organiser une visite peut nécessiter plusieurs échanges pour vérifier les disponibilités de l’agent, du logement et parfois de son occupant.
Des solutions existent déjà pour simplifier cette étape.
Flatsy
Flatsy est spécialisé dans les visites immobilières. L’outil permet notamment de proposer des créneaux en ligne, d’envoyer des rappels par email et SMS, de gérer les annulations et de regrouper les visites d’un même bien. Il peut également se synchroniser avec différents logiciels immobiliers.
Agendize
Agendize permet de réserver une visite, un état des lieux ou un rendez-vous en agence. La solution peut gérer simultanément la disponibilité d’un agent et celle d’une ressource, par exemple le bien à visiter. Elle propose aussi des formulaires de qualification, des rappels et des relances après la visite.
Calendly
Calendly peut convenir à une petite agence ayant un besoin plus simple. Il permet de synchroniser les agendas Google et Microsoft, de définir des temps de battement, de limiter les rendez-vous et d’envoyer des rappels.
Connecter le calendrier au suivi commercial
La prise de rendez-vous ne doit pas rester isolée.
Grâce à une API, un webhook ou un outil comme n8n, Make ou Zapier, une réservation peut automatiquement :
- mettre à jour le prospect dans le CRM ;
- rattacher la visite au bon bien ;
- prévenir l’agent ;
- ajouter une ligne dans un tableau de suivi ;
- envoyer les informations pratiques ;
- programmer une relance après la visite ;
- enregistrer une annulation ou un changement de créneau.
Calendly propose par exemple des intégrations CRM, des API et des webhooks permettant de déclencher des actions lors d’une réservation, d’une modification ou d’une annulation.
Le parcours peut ainsi devenir :
Demande reçue → qualification → réservation → confirmation → rappel → compte rendu → relance.
3. Relancer les prospects après une visite
Après une visite, le prospect peut recevoir automatiquement un court message :
Merci pour votre visite. Souhaitez-vous poursuivre votre réflexion sur ce bien ?
Selon sa réponse :
- une tâche de rappel est créée ;
- l’agent reçoit une notification ;
- une seconde visite peut être proposée ;
- les critères de recherche sont mis à jour ;
- le retour est ajouté au compte rendu du propriétaire.
Une automatisation classique suffit pour envoyer les messages et créer les tâches.
L’intelligence artificielle peut éventuellement intervenir pour résumer les commentaires laissés par plusieurs visiteurs.
4. Classer et vérifier les dossiers locatifs
Les candidats envoient parfois leurs pièces dans plusieurs emails, avec des fichiers mal nommés ou plusieurs justificatifs réunis dans un seul PDF.
L’agent doit ensuite ouvrir, reconnaître, renommer et classer chaque document avant de savoir si le dossier est complet.
Un parcours de dépôt guidé
Après la visite, l’agent peut envoyer un lien déjà rattaché au bien concerné.
Le candidat dépose ses documents dans un formulaire organisé par catégorie :
- pièce d’identité ;
- justificatif de domicile ;
- justificatif professionnel ;
- bulletins de salaire ;
- avis d’imposition ;
- pièces du garant.
À la validation du formulaire, l’automatisation peut :
- créer le dossier du candidat dans le Drive de l’agence ;
- rattacher le dossier au bon bien ;
- séparer les documents du candidat et du garant ;
- renommer les fichiers ;
- vérifier les pièces présentes ;
- signaler les documents manquants ;
- envoyer une synthèse à l’agent.
Par exemple :
Candidature de Claire Dupont
Pièce d’identité : reçue
Contrat de travail : reçu
Bulletins de salaire : 3 sur 3
Avis d’imposition : reçu
Justificatif du garant : manquant
Utiliser l’IA pour les documents difficiles à reconnaître
Une brique d’intelligence artificielle peut être ajoutée lorsqu’un fichier est mal nommé, mal classé ou contient plusieurs documents.
Elle peut :
- reconnaître le type de pièce ;
- identifier son titulaire ;
- détecter la période d’un bulletin de salaire ;
- proposer un nouveau nom ;
- séparer plusieurs documents ;
- signaler une pièce illisible.
Les résultats incertains restent soumis à la validation de l’agent.
L’automatisation organise et vérifie le dossier. Elle ne doit pas décider seule d’accepter ou de refuser une candidature.
Utiliser DossierFacile
Une autre possibilité consiste à orienter les candidats vers DossierFacile.
Ce service public accompagne les candidats dans la constitution d’un dossier de location conforme, clair et vérifié. L’agence peut commencer avec un simple lien vers le service. Les plateformes disposant d’un espace utilisateur peuvent envisager une intégration plus poussée avec DossierFacile Connect.
5. Préparer les comptes rendus propriétaires
Les propriétaires souhaitent connaître le nombre de demandes, de visites et de candidats intéressés.
Une automatisation peut réunir :
- les demandes reçues ;
- leur provenance ;
- les visites programmées ;
- les visites réalisées ;
- les retours des prospects ;
- les relances effectuées ;
- les prochaines actions.
Ces informations sont intégrées dans un brouillon de compte rendu.
L’agent conserve la relation avec le propriétaire et apporte son analyse, mais il ne recherche plus manuellement les données dans plusieurs outils.
6. Préremplir les documents
Les mêmes informations sont souvent recopiées dans plusieurs documents : coordonnées, adresse du bien, prix, loyer, dates ou identité des parties.
Lorsqu’elles sont déjà présentes dans un formulaire, un tableau ou le logiciel immobilier, elles peuvent servir à préparer automatiquement :
- un bon de visite ;
- une offre ;
- un bail ;
- un courrier ;
- un compte rendu ;
- un document destiné au notaire.
Le document est ensuite transmis à l’agent pour contrôle, puis éventuellement envoyé en signature électronique.
Avant de construire cette automatisation, il faut vérifier si le logiciel immobilier propose déjà le préremplissage et la signature.
7. Mieux suivre les demandes des locataires
Une demande concernant une fuite, une panne ou un document peut facilement se perdre dans une boîte email.
Une automatisation peut :
- identifier le locataire et son logement ;
- catégoriser la demande ;
- créer une tâche ou un ticket ;
- demander les informations manquantes ;
- prévenir le gestionnaire ;
- relancer le prestataire ;
- informer le locataire de l’avancement ;
- archiver les échanges.
Elle peut également générer des rappels pour les assurances, les révisions de loyer, les états des lieux ou d’autres échéances.
Le gestionnaire conserve la main sur les décisions. L’automatisation assure surtout le classement, la circulation des informations et les relances.
Faut-il mettre de l’intelligence artificielle partout ?
Non.
Une automatisation classique suffit pour :
- créer un dossier ;
- transférer une information ;
- renommer un fichier ;
- envoyer un rappel ;
- générer une checklist ;
- mettre à jour un tableau ;
- prévenir un collaborateur.
L’intelligence artificielle devient utile lorsqu’il faut comprendre une information non structurée :
- lire un email ;
- reconnaître un document ;
- extraire des informations d’un PDF ;
- classer une demande ;
- résumer des retours de visite.
La solution la plus efficace consiste souvent à construire un processus simple, puis à ajouter une petite brique d’IA uniquement à l’étape où elle apporte un réel gain.
Par où commencer ?
Il n’est pas nécessaire d’automatiser toute l’agence.
Une première automatisation peut concerner un processus très précis :
Après la visite, l’agent envoie un lien au candidat. Celui-ci dépose ses pièces dans un formulaire. Les documents sont renommés et classés dans le Drive. L’agent reçoit ensuite la liste des pièces présentes, manquantes ou à vérifier.
L’agence peut ensuite étendre progressivement le système à la prise de rendez-vous, aux relances ou aux comptes rendus propriétaires.
Chez Covamia, nous commençons par analyser les processus et les outils déjà utilisés par l’agence. Nous mettons ensuite en place des automatisations ciblées, avec ou sans intelligence artificielle, sans remplacer inutilement les solutions existantes.
