Faire gagner du temps aux équipes commerciales, c'est leur permettre de prospecter davantage, mieux préparer leurs rendez-vous et se concentrer sur ce qui génère réellement du business.
Recherche d'informations sur un prospect, qualification, mise à jour du CRM, préparation d'un rendez-vous, compte rendu, création d'un devis, relances... Prises séparément, ces tâches semblent parfois ne représenter que quelques minutes. Répétées chaque jour et pour chaque commercial, elles peuvent rapidement représenter plusieurs heures par semaine.
L'objectif n'est pas d'automatiser la relation commerciale, mais de donner aux équipes plus de temps pour vendre et échanger avec leurs prospects, dans la même logique que le reste de l'automatisation en entreprise.
1. Enrichir et qualifier automatiquement les leads
Lorsqu'un nouveau prospect entre dans votre CRM, via un formulaire, une campagne de prospection ou une autre source, sa fiche peut automatiquement être enrichie.
Le système peut par exemple rechercher :
- son secteur d'activité
- la taille de l'entreprise
- sa localisation
- le rôle du contact
- des informations publiques sur l'entreprise
- certaines actualités ou informations utiles à la vente
- des critères propres à votre cible commerciale
Ces informations peuvent ensuite alimenter un score de qualification.
Un prospect correspondant parfaitement à votre cible peut automatiquement passer en priorité et déclencher une notification au commercial concerné sur Slack, Teams, par email ou directement dans le CRM.
L'équipe passe ainsi moins de temps à chercher quels prospects contacter et davantage de temps à les contacter.
2. Arriver en rendez-vous avec une vraie base d'argumentaire
C'est probablement l'un des gains de temps les plus intéressants.
Avant un rendez-vous, un commercial passe souvent 10, 15 ou 20 minutes à ouvrir le CRM, regarder le site du prospect, rechercher quelques informations et relire les échanges précédents.
Cette préparation peut être largement automatisée.
Avant le rendez-vous, le commercial peut recevoir une fiche synthétique avec :
- les informations importantes sur l'entreprise
- son activité et sa typologie
- les derniers échanges avec elle
- le besoin déjà identifié
- les produits ou services susceptibles de l'intéresser
- les problématiques potentielles liées à son secteur ou à sa situation
- les arguments commerciaux pertinents
- les points à approfondir pendant le rendez-vous
- les éventuelles objections à anticiper
L'objectif n'est pas simplement de produire un résumé.
Il s'agit de donner au commercial une base solide pour conduire son échange, avec les bonnes informations déjà réunies et un argumentaire adapté au contexte du prospect.
Sur une journée avec plusieurs rendez-vous, les dizaines de minutes économisées avant chaque call finissent vite par représenter plusieurs heures.
3. Aller plus loin avec un assistant IA commercial
Lorsque cela apporte une vraie valeur, l'IA peut aller plus loin qu'une simple automatisation.
Il est par exemple possible de mettre en place un agent RAG, c'est-à-dire un assistant IA capable de rechercher des informations dans les données et documents auxquels l'entreprise lui donne accès.
Il peut être connecté à une base documentaire contenant par exemple :
- les offres et prestations de l'entreprise
- les tarifs
- les fiches produits
- les argumentaires commerciaux
- les cas clients
- les réponses aux objections fréquentes
- les documentations techniques
- les comptes rendus de précédents rendez-vous
- certaines informations présentes dans le CRM
À cela peuvent s'ajouter, lorsque c'est pertinent et autorisé, des informations propres au prospect ou au client.
Avant un rendez-vous, l'assistant peut alors croiser ce que l'on sait du prospect avec ce que l'entreprise vend réellement pour préparer des recommandations plus pertinentes.
Le commercial ne reçoit plus seulement : « cette société compte 150 salariés ».
Il peut recevoir quelque chose de beaucoup plus exploitable :
« Cette entreprise correspond à telle typologie de client. Au regard de son activité et des informations disponibles, voici les deux offres les plus pertinentes, les arguments à mettre en avant et les sujets à vérifier pendant le rendez-vous. »
L'IA devient alors un véritable support commercial, sans remplacer le commercial dans la relation ou la prise de décision.
4. Automatiser ce qui se passe après le rendez-vous
Le gain de temps continue après le call.
À partir des notes ou de la transcription de l'échange, il est possible de :
- générer automatiquement un compte rendu
- mettre à jour le CRM
- identifier les prochaines actions
- créer des tâches de suivi
- préparer un email de relance
- extraire les informations nécessaires à la proposition commerciale
- préparer une première version du devis
Le commercial n'a plus besoin de consacrer 15 ou 20 minutes après chaque rendez-vous à remettre toutes ses notes au propre et à recopier les informations dans différents outils.
Pour aller plus loin sur ce sujet, vous pouvez également lire : Automatiser la restitution de vos diagnostics avec l'IA.
5. Générer les devis et automatiser les relances
Une fois l'opportunité qualifiée, les informations déjà collectées pendant le parcours commercial peuvent être réutilisées.
Coordonnées, besoin, prestations, options, montants, conditions particulières...
Au lieu de tout ressaisir, elles peuvent venir préremplir automatiquement un devis ou une proposition commerciale, qui reste ensuite à valider par le commercial.
Après l'envoi, le suivi peut lui aussi être automatisé :
- relance après quelques jours
- création d'une tâche si aucune réponse n'est reçue
- notification sur une opportunité importante
- arrêt des relances si le devis est accepté
- mise à jour automatique du statut de l'opportunité
J'aborde plus en détail ce sujet dans l'article Automatiser les devis et la facturation : gagner du temps sans perdre le contrôle.
6. Connecter les outils commerciaux déjà utilisés
Il n'est pas nécessaire de remplacer votre CRM ou votre logiciel de gestion pour automatiser votre processus commercial.
Les automatisations peuvent venir connecter les outils déjà utilisés : CRM, agenda, messagerie, outil de prospection, outil de devis, facturation, Slack, Teams, Google Sheets ou logiciel métier.
Des outils comme n8n, Make ou Zapier peuvent servir à faire circuler les informations entre ces différentes solutions.
L'objectif est notamment d'éviter qu'une même information soit recherchée, copiée ou saisie plusieurs fois.
Le suivi peut lui aussi être automatisé. Par exemple, une direction commerciale peut recevoir chaque semaine les nouveaux leads, les opportunités à relancer ou les affaires qui semblent bloquées. C'est aussi le principe présenté dans cet article sur le reporting interne automatisé.
Quelques minutes par tâche, plusieurs heures récupérées
Prenons un exemple volontairement simple.
Une équipe traite chaque semaine :
- 15 nouveaux leads avec 10 minutes de recherche chacun
- 8 rendez-vous nécessitant 20 minutes de préparation
- 10 propositions nécessitant 15 minutes de préparation administrative
Cela représente déjà 7 h 40 de travail par semaine, sans compter la mise à jour du CRM, les comptes rendus et les relances.
Tout ne sera pas automatisé à 100 %, et ce n'est pas l'objectif.
Mais récupérer ne serait-ce qu'une partie de ce temps permet aux commerciaux de le consacrer à ce pour quoi leur expertise est réellement utile : prospecter, comprendre les besoins, construire la relation et vendre.
Automatiser pour mieux vendre, pas pour automatiser la relation
Il n'est pas nécessaire de transformer l'ensemble du processus commercial.
L'enrichissement, la qualification, la recherche d'informations, la préparation des rendez-vous, la mise à jour des outils, la génération de documents et certaines relances sont souvent de bons candidats.
La compréhension du besoin, l'argumentation, la négociation et la relation avec le prospect restent humaines.
Une bonne automatisation commerciale enlève aux équipes ce qui leur fait perdre du temps pour leur permettre de se concentrer sur ce qui crée du business.
Où perdez-vous du temps dans votre processus commercial ?
Vos équipes recherchent encore manuellement des informations avant chaque rendez-vous ? Elles recopient les mêmes données entre plusieurs outils ? La préparation des propositions ou le suivi des relances prend trop de temps ?
Chez Covamia, j'analyse vos processus commerciaux et vos outils existants pour identifier les étapes qui peuvent être automatisées ou renforcées par l'IA.
L'objectif est de construire une solution adaptée à votre fonctionnement actuel et de récupérer du temps là où il a le plus de valeur pour vos équipes.
Discutons de votre processus commercial et des automatisations possibles
