Du prospect au devis structuré en moins de 40 minutes

Automatisation du suivi commercial, de la préparation du rendez-vous à la génération de la proposition. Les informations sur le prospect sont centralisées, l’appel est analysé et un devis personnalisé est préparé pour validation.

AutomatisationIAcartographie

Contenu de la mission

Le contexte

Avant chaque rendez-vous, les informations sur le prospect étaient dispersées entre plusieurs outils et devaient être recherchées manuellement. Après l’appel, il fallait reprendre les notes, identifier les besoins, structurer l’offre, rédiger la proposition puis mettre en forme le document.

Ce processus mobilisait plusieurs heures et pouvait retarder l’envoi du devis.

L’objectif

Créer un parcours commercial plus fluide, de la préparation du rendez-vous à la génération d’une proposition personnalisée, tout en conservant une validation humaine avant l’envoi.

Phase 1 : cadrage

Analyse du processus commercial existant

Identification des informations utiles sur le prospect

Définition de la structure des propositions commerciales

Formalisation des règles métier et des cas particuliers

Identification des étapes nécessitant une validation humaine

Phase 2 : préparation du rendez-vous

Récupération des informations transmises par le prospect

Enrichissement des données disponibles sur l’entreprise

Centralisation des coordonnées, du secteur et du contexte

Création ou mise à jour de la fiche prospect

Préparation d’une synthèse avant le rendez-vous

Phase 3 : analyse de l’appel

Récupération du transcript

Identification des besoins, objectifs et contraintes

Extraction des informations importantes

Synthèse de l’échange

Mise à jour automatique de la fiche prospect

Phase 4 : génération de la proposition

Sélection des prestations pertinentes

Structuration de l’offre

Génération des différentes sections du document

Personnalisation de la proposition selon le contexte

Préparation du devis pour relecture et validation

Phase 5 : développement et tests

Création du workflow d’automatisation

Connexion des outils utilisés

Paramétrage des instructions IA

Tests sur plusieurs types de prospects et de rendez-vous

Gestion des informations manquantes et des cas particuliers

Mise en production

Fonctionnement de la solution

1. Les informations du prospect sont récupérées et enrichies

2. Une synthèse est préparée avant le rendez-vous

3. L’appel est retranscrit et analysé

4. Les besoins et contraintes sont ajoutés à la fiche prospect

5. Une proposition commerciale personnalisée est générée

6. Le document est transmis pour validation avant envoi

Résultats

Proposition prête à relire en moins de 40 minutes après l’appel

Meilleure préparation des rendez-vous

Informations commerciales centralisées

Réduction du temps consacré à la recherche et à la rédaction

Envoi plus rapide des propositions

Structure homogène entre les différents devis

Diminution des oublis et des ressaisies

Point clé du projet

L’automatisation prépare, structure et centralise les informations, mais ne décide pas à la place du commercial. Celui-ci conserve la maîtrise de l’offre, du prix et du message envoyé au client.

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