Des factures reçues par email aux données prêtes à être traitées

Automatisation de la collecte et du traitement des factures reçues par email. Les documents sont analysés, les informations utiles sont extraites, contrôlées puis centralisées dans l’outil de gestion pour limiter la saisie manuelle.

CartographieAutomatisationIAprocessus entrepriseworkflowOCR

Contenu de la mission

Le contexte

Les factures étaient reçues sous différents formats et devaient être ouvertes, lues puis saisies manuellement dans un fichier de suivi ou un outil de gestion.

Ce traitement répétitif mobilisait du temps, augmentait le risque d’erreur et rendait le suivi plus complexe lorsque plusieurs personnes intervenaient.

L’objectif

Créer un système capable de récupérer automatiquement les factures, d’en extraire les informations importantes et de préparer les données pour leur traitement, tout en conservant une étape de vérification lorsque cela est nécessaire.

Phase 1 : cadrage

Analyse du processus de réception et de traitement des factures

Identification des formats de documents reçus

Définition des informations à extraire

Identification des règles de contrôle

Définition des cas nécessitant une validation humaine

Choix de l’outil de centralisation des données

Phase 2 : collecte des documents

Détection des nouveaux emails contenant une facture

Récupération automatique des pièces jointes

Vérification du type de document

Classement des fichiers selon les règles définies

Gestion des doublons et des documents déjà traités

Phase 3 : extraction des informations

Lecture des factures grâce à l’OCR et à l’IA

Extraction du nom du fournisseur

Extraction du numéro et de la date de facture

Identification des montants HT, TVA et TTC

Récupération de la date d’échéance

Extraction des références ou catégories utiles

Structuration des données dans un format homogène

Phase 4 : contrôle et centralisation

Vérification de la présence des champs obligatoires

Détection des incohérences ou informations manquantes

Comparaison avec les règles métier définies

Transmission des factures incertaines pour validation

Ajout automatique des données dans Google Sheets, Airtable, un ERP ou un outil métier

Archivage du document dans le dossier correspondant

Phase 5 : développement et tests

Création du workflow d’automatisation

Connexion de la messagerie, du stockage et de l’outil de suivi

Paramétrage de l’OCR et des instructions IA

Tests sur différents modèles de factures

Ajustement des règles d’extraction et de contrôle

Mise en production

Fonctionnement de la solution

1. Une facture est reçue par email

2. La pièce jointe est récupérée automatiquement

3. Le document est lu et les informations sont extraites

4. Les données sont vérifiées et structurées

5. Les cas incertains sont envoyés pour validation

6. Les informations sont ajoutées dans l’outil de gestion

7. La facture est classée et archivée

Résultats

Réduction du temps consacré à la saisie manuelle

Données centralisées dans un format homogène

Diminution des erreurs de saisie

Meilleure traçabilité des factures traitées

Détection plus rapide des informations manquantes

Classement et archivage simplifiés

Traitement plus fluide pour les équipes administratives et comptables

Point clé du projet

L’automatisation ne remplace pas les contrôles comptables. Elle prépare les données, signale les anomalies et facilite le traitement, tandis que l’équipe conserve la validation des informations sensibles et des cas particuliers.

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